Co zrobić z wizytówkami NAP po przeprowadzce firmy do nowej siedziby?

Po przeprowadzce firmy stary adres nie znika z internetu razem z oddaniem kluczy do poprzedniego lokalu. Zostaje w Mapach Google, katalogach firm, stopkach stron, serwisach branżowych, profilach społecznościowych i bazach, o których właściciel firmy zdążył już zapomnieć. To właśnie wtedy zaczyna się problem z NAP, czyli zestawem Name, Address, Phone — nazwa firmy, adres i numer telefonu.

Najgorszy wariant wygląda banalnie: strona internetowa pokazuje nowy adres, Google prowadzi pod stary, jeden katalog podaje nowy numer telefonu, a drugi nadal wyświetla dane sprzed przeprowadzki. Klient nie analizuje, która baza jest aktualna. Po prostu jedzie w złe miejsce albo wybiera konkurencję.

Po zmianie siedziby nie chodzi więc o mechaniczne poprawienie adresu w kilkudziesięciu serwisach. Potrzebna jest ustalona kolejność aktualizacji, jeden wzorzec danych i kontrola tego, czy stara lokalizacja rzeczywiście znika z miejsc mających znaczenie.

Najpierw ustal jeden wzorzec NAP i popraw dane podstawowe firmy

Pierwszy błąd pojawia się zwykle jeszcze przed edycją wizytówek. Firma nie ustala, jak dokładnie mają wyglądać jej nowe dane. W efekcie księgowość wpisuje „lok. 12”, strona „12/4”, pracownik aktualizujący katalog pomija numer lokalu, a Profil Firmy w Google dostaje pinezkę ustawioną przy sąsiednim budynku.

Przed rozpoczęciem aktualizacji przygotuj jeden wzorcowy rekord NAP. Powinien zawierać:

• pełną nazwę firmy używaną publicznie, bez dopisywania sztucznych fraz SEO,
• ulicę, numer budynku i lokalu,
• kod pocztowy i miejscowość,
• główny numer telefonu wraz z numerem kierunkowym kraju, jeśli używasz go w serwisach międzynarodowych,
• właściwy adres strony internetowej,
• godziny obsługi klientów,
• informację, czy klienci rzeczywiście mogą przychodzić pod podany adres.

Nie trzeba obsesyjnie walczyć o to, aby każdy serwis używał identycznego skrótu „ul.” zamiast „ulica”. Znacznie poważniejszą niespójnością jest inny numer budynku, stary kod pocztowy, nieaktualny telefon albo poprzednia miejscowość. To te rozbieżności dezorientują klientów i utrudniają systemom internetowym ustalenie, które dane opisujące firmę są aktualne.

Przeprowadzka powinna być też uporządkowana formalnie. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej adres do doręczeń i adres stałego miejsca wykonywania działalności w CEIDG należy zaktualizować w ciągu 7 dni od zmiany. Sama zmiana wpisu jest bezpłatna, a prawidłowy wniosek jest co do zasady przetwarzany nie później niż w następnym dniu roboczym, jeżeli przedsiębiorca nie ma równocześnie innego przetwarzanego wniosku.

Przy spółkach wpisanych do KRS sytuacja jest bardziej formalna. Zmiany składa się elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych, a w podmiotach spełniających warunki systemu S24 — przez S24. Standardowa opłata sądowa za zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców wynosi 250 zł, natomiast dla odpowiednich zmian dokonywanych przy wykorzystaniu wzorca w S24 — 200 zł. Do tego w typowym postępowaniu dochodzi 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Istotny jest przy tym niuans, który często umyka przy przeprowadzce spółki. Zmiana ulicy z jednej na drugą w tej samej miejscowości jest zmianą adresu, natomiast przeprowadzka np. z Katowic do Chorzowa oznacza również zmianę siedziby, bo w rozumieniu prawa siedzibą spółki jest miejscowość. W drugim przypadku mogą być potrzebne dodatkowe czynności korporacyjne, w tym zmiana umowy spółki. Nie należy wrzucać obu sytuacji do jednego worka.

Dopiero mając uporządkowany rekord podstawowy można przechodzić do internetu. Nie robiłbym tego odwrotnie. Aktualizowanie kilkunastu katalogów na podstawie adresu, który później trzeba jeszcze poprawiać w dokumentach firmy, oznacza wykonanie tej samej pracy dwa razy.

Jeżeli razem z przeprowadzką zmienia się numer telefonu, dobrze pozostawić stary numer aktywny z przekierowaniem przez co najmniej kilka miesięcy, o ile operator na to pozwala i koszt jest rozsądny. Numer telefonu jest trudniejszy do „wyczyszczenia” z internetu niż adres — potrafi pozostać na starych stronach, w zapisanych kontaktach klientów, materiałach PDF czy archiwalnych ogłoszeniach długo po przeprowadzce.

Google i strona firmy wymagają aktualizacji przed masowym poprawianiem katalogów

Drugim etapem powinny być miejsca, które faktycznie prowadzą klientów do firmy. W większości lokalnych biznesów oznacza to przede wszystkim własną stronę internetową oraz Profil Firmy w Google.

Na stronie trzeba sprawdzić więcej niż zakładkę „Kontakt”. Stary adres potrafi pozostać w stopce, regulaminie, polityce prywatności, danych strukturalnych LocalBusiness, podstronach oddziałów, formularzach kontaktowych, mapach osadzonych z Google, plikach PDF i treściach napisanych kilka lat wcześniej.

Jeżeli firma posiadała osobną podstronę starego oddziału, np. /biuro-czestochowa/, a po przeprowadzce strona ta przestaje odpowiadać rzeczywistej lokalizacji, nie warto po prostu jej kasować. Jeżeli adres URL zdobył linki lub ruch z wyszukiwarki, zazwyczaj lepiej przygotować aktualną stronę lokalizacji i zastosować przekierowanie 301 ze starego adresu URL. Wyjątek stanowi firma wielooddziałowa, w której poprzednia lokalizacja nadal funkcjonuje — wtedy każda placówka powinna mieć własne dane i własną podstronę.

Na kilka tygodni po przeprowadzce dobrze też zostawić na stronie prosty komunikat: „Od [data] obsługujemy klientów pod nowym adresem…”. To ma większą wartość niż efektowny baner bez konkretów. Stałym klientom trzeba jasno powiedzieć, że zmiana jest zamierzona, a nie wynika z błędu w mapie.

W Profilu Firmy w Google obowiązuje szczególnie ważna zasada: przy przeprowadzce istniejącej firmy nie należy zakładać od zera drugiego profilu tylko po to, aby podać nowy adres. Należy zaktualizować adres istniejącego profilu. Pozwala to zachować ciągłość wizytówki, historii i opinii. Utworzenie drugiej wizytówki dla tej samej firmy może doprowadzić do powstania duplikatu, który później trzeba scalać lub usuwać.

Po zmianie adresu zweryfikowanego profilu Google wymaga ponownej weryfikacji firmy. Nie należy więc zostawiać tej operacji na piątkowe popołudnie przed poniedziałkowym otwarciem nowego biura. Sam sposób weryfikacji zależy od opcji udostępnionych dla konkretnego profilu.

Trzeba też ręcznie sprawdzić położenie pinezki. Poprawny tekst adresu nie gwarantuje, że nawigacja doprowadzi klienta pod właściwe wejście, szczególnie w biurowcach, galeriach, kompleksach magazynowych oraz przy budynkach mających wjazd od innej ulicy.

Google podaje, że po edycji informacje w wynikach mogą aktualizować się nawet przez około 3 dni. Dlatego godzinę po zapisaniu zmian nie ma sensu rozpoczynać serii kolejnych edycji tylko dlatego, że stary adres nadal gdzieś się pojawia.

Inaczej trzeba potraktować firmy usługowe, do których klienci nie przychodzą. Hydraulik, ekipa remontowa czy mobilny serwis pracujący wyłącznie u klienta nie powinny pokazywać adresu mieszkania czy zaplecza tylko po to, żeby mieć pinezkę. W takim modelu w Google należy ukryć adres i ustawić obszar działania. Profil może zawierać do 20 obszarów, a Google zaleca, by łączny zasięg nie wykraczał zasadniczo poza teren oddalony o około dwie godziny jazdy od bazy firmy. Zmiany obszarów mogą potrzebować do 48 godzin, aby pojawić się w profilu.

Sama zmiana adresu może też wpłynąć na widoczność lokalną. To normalne. Odległość jest jednym z głównych czynników używanych przez Google przy ustalaniu wyników lokalnych. Firma, która przeprowadziła się kilka kilometrów dalej, może osłabnąć na część zapytań ze starej okolicy, a jednocześnie zacząć pojawiać się przy użytkownikach znajdujących się bliżej nowej siedziby. Nie istnieje ustawienie, które zagwarantuje zachowanie identycznych pozycji po fizycznej zmianie lokalizacji.

Stare wizytówki trzeba wyszukać, a nie tylko przypomnieć sobie ich listę

Najbardziej żmudna część zaczyna się po uporządkowaniu strony i Google. Firmy zwykle aktualizują serwisy, do których mają zapisane hasła, a pomijają katalogi tworzone kilka lat wcześniej przez pracownika, agencję SEO albo automatyczny import danych.

Dlatego potrzebny jest audyt starego NAP, a nie lista wizytówek przygotowana z pamięci.

Najprostsza metoda to wyszukiwanie w Google dokładnej nazwy firmy razem ze starym adresem. Następnie warto powtórzyć wyszukiwanie dla starego numeru telefonu oraz samego starego adresu połączonego z nazwą marki. Przydatne są zapytania w cudzysłowie, np. "Nazwa Firmy" "Stara 12" albo "123 456 789" "Nazwa Firmy".

Wyniki warto zapisywać w zwykłym arkuszu: domena, adres wizytówki, stare dane, możliwość samodzielnej edycji, data zgłoszenia zmiany i status. Bez takiej listy po tygodniu nie wiadomo już, gdzie formularz został wysłany, gdzie czeka na moderację, a gdzie nikt nie odpowiedział.

Priorytet jest ważniejszy niż liczba poprawionych katalogów. Najpierw powinny zostać zaktualizowane serwisy, z których rzeczywiście korzystają klienci lub z których dane mogą być dalej dystrybuowane: Google Maps, Apple Maps, Bing, Facebook, duże polskie katalogi przedsiębiorstw oraz istotne katalogi branżowe. Dopiero później ma sens poprawianie małych serwisów, które nie generują ruchu i praktycznie nie pojawiają się w wynikach wyszukiwania.

Nie płaciłbym za płatny pakiet tylko dlatego, że katalog uzależnia dodatkowe funkcje wizytówki od abonamentu. Najpierw trzeba sprawdzić, czy bezpłatnie można poprawić podstawowe dane firmy. Celem po przeprowadzce jest usunięcie błędnego NAP, a nie kupowanie promocji w każdym serwisie, w którym kiedyś powstał wpis.

Po pierwszej rundzie zmian trzeba przeprowadzić drugi audyt. Rozsądny rytm to kontrola po około 7–14 dniach, a następnie ponowne sprawdzenie po miesiącu. Niektóre katalogi publikują zmiany z opóźnieniem, a część starych danych potrafi ponownie pojawić się w wyszukiwarce z kopii stron albo z innych baz.

Szczególnie trzeba pilnować sytuacji, w której pod starym adresem zaczęła działać inna firma. Nieaktualna wizytówka wtedy nie jest już drobną niedogodnością. Klient może rzeczywiście trafić do czynnego lokalu — tylko należącego do kogoś innego. Taki wynik należy potraktować jako priorytetowy do poprawienia.

FAQ — przeprowadzka firmy i aktualizacja NAP

Czy po przeprowadzce należy utworzyć nowy Profil Firmy w Google?
Nie, jeżeli jest to nadal ta sama firma. Należy zmienić adres istniejącego profilu i przejść ponowną weryfikację. Tworzenie nowej wizytówki wyłącznie z powodu zmiany lokalizacji może doprowadzić do powstania duplikatu.

Co zrobić, jeśli nowa wizytówka została już utworzona, a stara nadal istnieje?
Nie usuwaj przypadkowo starszego profilu z opiniami. Najpierw sprawdź własność obu wizytówek i możliwość zgłoszenia scalenia duplikatów. Przy prawidłowym scaleniu Google może połączyć opinie, choć część elementów związanych z nimi, np. odpowiedzi właściciela, może nie zostać zachowana.

Czy zapis „ul. Długa 10” i „Długa 10” oznacza problem z NAP?
Nie jest to porównywalne z sytuacją, w której jedna strona podaje Długą 10, a druga poprzedni adres przy Krótkiej 4. Najpierw usuwa się faktycznie błędne dane. Ujednolicanie skrótów i formatowania ma niższy priorytet.

Czy trzeba poprawiać wszystkie katalogi firm znalezione w Google?
Nie. Najpierw popraw źródła widoczne wysoko po wyszukaniu nazwy przedsiębiorstwa, mapy, profile społecznościowe i katalogi mające rzeczywisty ruch lub znaczenie w danej branży. Martwa wizytówka na małej stronie jest problemem drugiego rzędu, jeśli Google i własna witryna nadal pokazują stary adres.

Jak długo zostawić na stronie informację o przeprowadzce?
W większości lokalnych firm praktyczne jest pozostawienie komunikatu przez około 4–8 tygodni. Przy gabinetach, warsztatach, kancelariach czy firmach obsługujących klientów powracających można utrzymywać go dłużej. Komunikat powinien wskazywać datę przeprowadzki i pełny nowy adres.

Czy przeprowadzka może pogorszyć widoczność firmy w Mapach Google?
Tak, szczególnie dla zapytań wykonywanych ze starej okolicy, ponieważ odległość jest jednym z czynników wyników lokalnych. Nie oznacza to błędu profilu. Po przeprowadzce zmienia się fizyczne położenie firmy względem użytkowników i nie da się zagwarantować zachowania wcześniejszych pozycji.

Czy trzeba zmieniać numer telefonu razem z adresem?
Nie. Jeżeli numer działa i nadal trafia do właściwej placówki, zachowanie go zwykle upraszcza przeprowadzkę. Jeśli numer musi się zmienić, rozsądnie jest przez kilka miesięcy utrzymać przekierowanie ze starego numeru, jeżeli pozwala na to operator.

Jeżeli po przeprowadzce masz zrobić tylko jedną rzecz, porównaj dziś adres w CEIDG lub KRS, na stronie internetowej i w istniejącym Profilu Firmy w Google. Jeśli te trzy miejsca pokazują różne dane, nie zaczynaj jeszcze poprawiać dziesiątek małych katalogów. Najpierw usuń rozbieżność w podstawowych źródłach, a dopiero potem przeprowadź audyt starego adresu i wyczyść pozostałe wizytówki NAP.

Więcej informacji na: https://polecamyfirmy.pl