Co zrobić, gdy termin szkolenia okresowego BHP został przekroczony

Termin szkolenia okresowego BHP minął, a pracownik nadal wykonuje swoje obowiązki? Takiej sytuacji nie można rozwiązać przez dopisanie kolejnej daty do harmonogramu. Jeżeli szkolenie jest wymagane i nie zostało ukończone w terminie, pracodawca powinien niezwłocznie usunąć naruszenie. Przepisy nie przewidują okresu karencji po przekroczeniu terminu szkolenia okresowego BHP.

Nie każde zaświadczenie oznaczone w firmowej ewidencji jako przeterminowane świadczy jednak o naruszeniu przepisów. Znaczenie mają rodzaj stanowiska, wykonywane czynności, ocena ryzyka zawodowego oraz ewentualne zwolnienia z obowiązku szkolenia. Najpierw trzeba ustalić fakty. Dopiero potem zdecydować o niedopuszczeniu do pracy, organizacji szkolenia i uzupełnieniu dokumentacji.

Jak sprawdzić, czy termin szkolenia okresowego BHP rzeczywiście został przekroczony?

Pierwszym krokiem jest porównanie dokumentacji pracownika z wymaganiami dotyczącymi jego aktualnego stanowiska. Samo sprawdzenie daty ostatniego zaświadczenia nie wystarczy. Pracownik mógł zmienić zakres obowiązków, awansować na kierownika albo wykonywać prace, dla których wymagane są częstsze szkolenia.

Podstawowe terminy szkoleń okresowych BHP wynikają z rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy:

• Stanowiska robotnicze – nie rzadziej niż raz na 3 lata, a przy wykonywaniu prac szczególnie niebezpiecznych nie rzadziej niż raz w roku.
• Pracodawcy i osoby kierujące pracownikami – nie rzadziej niż raz na 5 lat.
• Pracownicy inżynieryjno-techniczni oraz służba BHP – nie rzadziej niż raz na 5 lat.
• Pracownicy administracyjno-biurowi – nie rzadziej niż raz na 6 lat, jeżeli obowiązek szkolenia okresowego w ogóle ich dotyczy.

Inaczej liczy się termin pierwszego szkolenia okresowego. Osoby będące pracodawcami oraz kierujące pracownikami powinny je odbyć w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na takim stanowisku. Dla pozostałych wymienionych w rozporządzeniu grup termin wynosi zasadniczo 12 miesięcy. Nie są to dodatkowe miesiące przyznawane po wygaśnięciu poprzedniego szkolenia.

Pracodawca może ustalić częstsze szkolenia, jeżeli uzasadniają to warunki pracy. Powinien zrobić to po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami. Na przykład w zakładzie, w którym zmieniają się technologie i występują liczne zagrożenia mechaniczne, przyjęcie krótszego cyklu może być uzasadnione. Nie można natomiast samodzielnie wydłużyć ustawowych maksymalnych odstępów.

Istotny wyjątek dotyczy pracowników administracyjno-biurowych. Zgodnie z art. 237³ § 2² Kodeksu pracy szkolenie okresowe nie jest wymagane, jeżeli przeważająca działalność pracodawcy należy do grupy o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia, a z oceny ryzyka zawodowego nie wynika konieczność przeprowadzenia szkolenia. Należy sprawdzić kategorię ryzyka właściwą dla przeważającej działalności przedsiębiorstwa, a nie przyjmować jej wyłącznie na podstawie nazwy stanowiska.

Jeżeli później ustalono dla tej działalności kategorię ryzyka wyższą niż trzecia albo nowa ocena ryzyka wykazała konieczność szkolenia, pracodawca musi je przeprowadzić w ciągu maksymalnie 6 miesięcy, odpowiednio od ustalenia wyższej kategorii albo dokonania oceny ryzyka. To odrębny termin powstającego obowiązku, nie przedłużenie szkolenia, którego termin już minął.

Przykład hipotetyczny: dział kadr zauważa, że specjalistka zajmująca się wyłącznie fakturowaniem nie uczestniczyła w szkoleniu okresowym od siedmiu lat. Firma należy do grupy działalności o drugiej kategorii ryzyka, a udokumentowana ocena ryzyka dla tego stanowiska nie wskazuje konieczności szkolenia. W takim przypadku samo przekroczenie sześciu lat nie oznacza naruszenia, ponieważ pracownica korzysta z ustawowego zwolnienia.

W tej samej firmie brygadzista magazynu nie odbył pierwszego szkolenia okresowego w ciągu sześciu miesięcy od objęcia funkcji. Nie może powołać się na zwolnienie dotyczące pracowników biurowych. Jeśli posiada wyłącznie wcześniejsze szkolenie dla stanowiska robotniczego, trzeba sprawdzić, czy zachodzą szczególne warunki uznania innego szkolenia. Bez odpowiedniego programu i potwierdzenia ukończenia nie można uznać obowiązku za spełniony.

Przed skierowaniem pracownika na nowe szkolenie należy jeszcze sprawdzić, czy posiada aktualne zaświadczenie z poprzedniego zatrudnienia lub dokument potwierdzający równoważne szkolenie spełniające wymagania rozporządzenia. Zagubiony dokument nie jest tym samym co nieodbyte szkolenie. Gdy szkolenie rzeczywiście się odbyło, trzeba ustalić jego datę, program i wynik egzaminu oraz odtworzyć dokumentację. Jeśli nie można wiarygodnie potwierdzić spełnienia obowiązku, nie należy zakładać, że wszystko jest w porządku.

Co musi zrobić pracodawca po stwierdzeniu braku aktualnego szkolenia?

Jeżeli weryfikacja potwierdza, że wymagane szkolenie okresowe nie zostało ukończone w terminie, pierwszeństwo ma niedopuszczenie pracownika do wykonywania pracy wymagającej tego szkolenia. Podstawę stanowi art. 237³ Kodeksu pracy. Nie wystarczy polecenie zachowania szczególnej ostrożności ani zapewnienie dodatkowego nadzoru przez przełożonego.

Pracodawca powinien bezzwłocznie:

• poinformować pracownika i jego przełożonego o stwierdzonym braku oraz wstrzymać wykonywanie pracy wymagającej szkolenia;
• ustalić z organizatorem najbliższy możliwy termin szkolenia odpowiedniego dla danej grupy stanowisk;
• zapewnić przeprowadzenie pełnego wymaganego programu i egzaminu;
• uzyskać potwierdzenie pozytywnego ukończenia szkolenia i uzupełnić akta osobowe;
• udokumentować rzeczywistą datę usunięcia nieprawidłowości, bez cofania terminów.

Przykład hipotetyczny: magazynier obsługujący wózek jezdniowy podnośnikowy ukończył poprzednie szkolenie okresowe 10 października 2023 roku. W zakładzie obowiązuje trzyletni cykl. Dnia 27 października 2026 roku kadry odkrywają, że pracownik nie uczestniczył w kolejnym szkoleniu. Nawet posiadanie aktualnych uprawnień do obsługi urządzenia nie zastępuje wymaganego szkolenia okresowego BHP.

Pracownik nie powinien kontynuować obsługi wózka do czasu prawidłowego uzupełnienia szkolenia. Nie rozwiązuje problemu skierowanie go do podobnych czynności magazynowych, jeśli również wymagają one brakującego przeszkolenia. Powierzenie innej pracy ma sens tylko wtedy, gdy jest zgodne z przepisami prawa pracy, rzeczywiście dotyczy innych obowiązków, a pracownik posiada wszystkie wymagane do nich kwalifikacje, wiedzę i szkolenia.

W przypadku stanowisk robotniczych szkolenie okresowe musi mieć formę instruktażu. Ramowy program przewiduje minimum 8 godzin lekcyjnych po 45 minut i obejmuje między innymi zagrożenia charakterystyczne dla wykonywanej pracy, metody ochrony oraz analizę przyczyn wypadków. Instruktaż powinien uwzględniać warunki pracy na stanowisku. Zwykły kurs e-learningowy zakończony testem nie jest jego legalnym zamiennikiem.

Inaczej wygląda sytuacja pracowników biurowych, kierowników czy specjalistów technicznych. Dla tych grup przepisy dopuszczają kurs, seminarium lub samokształcenie kierowane. Szkolenie przez internet ma sens tylko wtedy, gdy jego forma jest dopuszczalna dla danej grupy, uczestnik otrzymuje odpowiednie materiały, ma zapewnione konsultacje z wykładowcą, a cały proces obejmuje wymagany program i egzamin.

To ważne ograniczenie przy zamawianiu szkolenia na ostatnią chwilę. Szybki dostęp do platformy nie oznacza automatycznie, że pracownik prawidłowo ukończył szkolenie. Rozporządzenie wymaga egzaminu przed komisją powołaną przez organizatora. Dopiero pozytywny wynik stanowi podstawę wydania zaświadczenia.

Szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Nie wolno przerzucać opłaty za zaległy kurs na pracownika. Osobnego rozstrzygnięcia wymaga rozliczenie czasu, w którym pracownik nie wykonywał obowiązków z powodu braku szkolenia. Znaczenie ma między innymi przyczyna uchybienia, gotowość pracownika do pracy i ewentualne zastosowanie art. 81 Kodeksu pracy. Nie należy automatycznie pozbawiać wynagrodzenia ani kierować pracownika na urlop bezpłatny.

Konsekwencje zlekceważenia zaległości mogą być poważne. Na podstawie aktualnego art. 283 § 1 Kodeksu pracy osoba odpowiedzialna za przestrzeganie przepisów BHP, która je narusza, podlega grzywnie od 2 000 do 60 000 zł. Jest to ustawowy zakres kary za wykroczenie, a nie automatyczna wysokość mandatu za każde przeterminowane szkolenie. Jeżeli dojdzie do wypadku, brak wymaganego przeszkolenia będzie dodatkowo badany przy ustalaniu okoliczności zdarzenia i odpowiedzialności.

Ukończenie zaległego szkolenia porządkuje sytuację na przyszłość. Nie usuwa jednak wstecz okresu, w którym pracodawca nie realizował obowiązku. Tym bardziej nie wolno wystawiać zaświadczenia z datą wcześniejszą niż rzeczywiste ukończenie zajęć i egzaminu.

Jak udokumentować zaległe szkolenie i nie dopuścić do kolejnego przekroczenia terminu?

Po przeprowadzeniu szkolenia trzeba dopilnować dokumentacji. Zgodnie z § 16 rozporządzenia organizator wydaje zaświadczenie o pozytywnym ukończeniu szkolenia okresowego, a jego odpis powinien znaleźć się w aktach osobowych pracownika. Organizator odpowiada również za prowadzenie wymaganej dokumentacji, w tym programu szkolenia, dziennika zajęć, protokołu egzaminu i rejestru wydanych zaświadczeń.

Jeśli zaświadczenie zaginęło, należy najpierw skontaktować się z organizatorem i sprawdzić możliwość uzyskania odpisu lub odtworzenia dokumentu na podstawie jego ewidencji. Nie ma sensu ponownie organizować pełnego szkolenia wyłącznie dlatego, że kadry nie mogą znaleźć papierowego egzemplarza, jeśli rzeczywiste ukończenie szkolenia i wynik egzaminu są możliwe do potwierdzenia.

Trzeba też rozróżnić dokumentację szkolenia wstępnego i okresowego. Od 12 grudnia 2025 roku przepisy dopuszczają potwierdzanie określonych czynności związanych z instruktażem wstępnym w postaci elektronicznej, na zasadach wskazanych w rozporządzeniu. Nie oznacza to zniesienia obowiązku przeprowadzenia egzaminu i dokumentowania szkolenia okresowego.

Gdy dokumenty zostaną uporządkowane, należy poprawić mechanizm kontroli terminów. Praktycznym rozwiązaniem jest jedna ewidencja dostępna dla działu kadr i osób odpowiedzialnych za organizację szkoleń. Powinna zawierać:

• imię i nazwisko pracownika oraz aktualną grupę stanowisk;
• datę rozpoczęcia pracy na stanowisku i datę ostatniego szkolenia okresowego;
• wymagany termin kolejnego szkolenia oraz podstawę jego ustalenia;
• informację o zwolnieniu ze szkolenia, jeśli ma zastosowanie, wraz z uzasadnieniem;
• dane organizatora, datę egzaminu i miejsce przechowywania zaświadczenia;
• osobę odpowiedzialną za zgłoszenie pracownika i kontrolę wykonania szkolenia.

Przykład hipotetyczny: zakład produkcyjny pracujący w systemie dwuzmianowym prowadził dotychczas rejestr szkoleń w zwykłym arkuszu Excel. Terminy były wpisywane poprawnie, ale nikt nie sprawdzał ich regularnie. Dwóch pracowników nie zostało zgłoszonych na szkolenie, ponieważ kierownik zmiany przebywał na urlopie.

Wprowadzenie automatycznych przypomnień na 60 i 30 dni przed wymaganym terminem oraz przypisanie zastępcy osoby odpowiedzialnej rozwiązuje konkretny problem organizacyjny. Pierwszy sygnał pozwala zarezerwować termin, drugi sprawdzić obecność na liście uczestników. Przypomnienia są narzędziem planowania, a nie dodatkowymi terminami dopuszczonymi przez prawo. Ewidencja powinna być również aktualizowana po awansach, zmianach obowiązków i oceny ryzyka zawodowego.

Przy wyborze organizatora szkolenia najważniejsze są prawidłowa forma, program dostosowany do zagrożeń i możliwość rzeczywistego przeprowadzenia zajęć. Przykładowo przedsiębiorstwo z Dąbrowy Górniczej zatrudniające operatorów maszyn i pracowników biurowych nie powinno zamawiać dla wszystkich identycznego kursu internetowego. W pierwszej kolejności trzeba rozdzielić grupy stanowisk, określić obowiązki szkoleniowe i dopiero wtedy uzgodnić termin oraz sposób realizacji.

Najtańsza lub najszybsza oferta nie zawsze będzie odpowiednia. Problemem bywają gotowe programy, w których pominięto zagrożenia charakterystyczne dla zakładu, na przykład ruch wózków transportowych, miejsca niebezpieczne przy maszynach czy procedury reagowania na awarie. Takie szkolenie może nie spełniać wymagań dotyczących dostosowania programu do rzeczywistych warunków pracy. Przed zamówieniem należy zażądać informacji o formie zajęć, programie, egzaminie i sposobie przekazania zaświadczeń.

Za organizację bezpiecznej pracy i zapewnienie wymaganych szkoleń odpowiada pracodawca. Służba BHP pełni przede wszystkim funkcje doradcze i kontrolne, współpracuje przy organizowaniu szkoleń, opiniuje rozwiązania i wskazuje nieprawidłowości. Nie przejmuje automatycznie odpowiedzialności pracodawcy za dopuszczanie ludzi do pracy ani całego procesu administracyjnego. Dlatego obowiązki powinny zostać jasno podzielone: kadry monitorują terminy, przełożeni sprawdzają możliwość dopuszczenia pracownika do obowiązków, a służba BHP wspiera ocenę wymagań i kontrolę ich przestrzegania.

Największy błąd to traktowanie szkolenia jako sprawy zamkniętej w chwili wysłania pracownikowi zaproszenia. Dla kontroli znaczenie ma faktyczne ukończenie właściwego szkolenia, pozytywny wynik egzaminu i dokument potwierdzający jego odbycie. Rezerwacja miejsca na kursie nie spełnia tego obowiązku.

FAQ – najczęstsze pytania o przekroczony termin szkolenia okresowego BHP

Czy pracownik może pracować jeszcze przez 30 dni po przekroczeniu terminu szkolenia BHP?
Nie ma takiego ustawowego okresu karencji. Jeżeli wymagane szkolenie nie zostało ukończone w terminie, pracodawca nie powinien dopuszczać pracownika do pracy wymagającej tego przeszkolenia.

Czy podpisanie instrukcji BHP zastępuje zaległe szkolenie okresowe?
Nie. Zapoznanie się z instrukcją lub dodatkowy instruktaż dotyczący konkretnych zagrożeń nie zastępują wymaganego szkolenia okresowego zakończonego egzaminem.

Czy brak zaświadczenia oznacza konieczność ponownego szkolenia?
Nie zawsze. Jeżeli pracownik rzeczywiście ukończył szkolenie, a jego przebieg i wynik można wiarygodnie potwierdzić, należy odtworzyć dokumentację. Jeśli nie ma dowodu spełnienia obowiązku, sytuacja wymaga wyjaśnienia przed dopuszczeniem do pracy.

Czy zaległe szkolenie okresowe BHP można odbyć online?
Tak, ale wyłącznie w formach dopuszczonych dla danej grupy pracowników, z realizacją wymaganego programu i egzaminem. Zwykły e-learning nie zastępuje instruktażu okresowego wymaganego dla stanowisk robotniczych.

Kto odpowiada za przekroczenie terminu szkolenia okresowego BHP?
Obowiązek zapewnienia szkolenia spoczywa na pracodawcy. Służba BHP może monitorować sytuację i wspierać organizację zajęć, ale powierzenie jej takich zadań nie znosi odpowiedzialności pracodawcy.

Od czego zacząć po wykryciu zaległości?
Jeszcze tego samego dnia należy zestawić datę ostatniego szkolenia, aktualną grupę stanowisk i ocenę ryzyka zawodowego. Jeżeli potwierdzi się brak wymaganego szkolenia, priorytetem jest niedopuszczenie do pracy wymagającej tego szkolenia oraz zorganizowanie prawidłowych zajęć z egzaminem. Dopiero po usunięciu bieżącego naruszenia należy poprawiać harmonogramy i system przypomnień. Odwrotna kolejność pozostawia najważniejsze ryzyko nierozwiązane.

Więcej informacji na: szkolenia bhp Dąbrowa Górnicza